貳、證券商申請居家辦公之申請流程及申請書件
一、證券商申請流程
證券商申請居家辦公應依本公司「證券商因應嚴重特殊傳染性肺炎(
COVID-19)事件相關措施」一、(五)辦理,向本公司申請以專案方
式轉報主管機關核准。
二、申請書件
證券商申請居家辦公,應事先提具應變計畫及案件檢查表(附件),
向本公司專案申請,前述應變計畫應包含下列事項:
(一)使用期間:申請居家辦公之使用期間不得超過三個月,但有正當理
由,得於期限屆滿前向本公司申請以專案方式轉報主管機關核准延
展三個月。
(二)人員配置:人員姓名、居家地址等資料,且須指定 2 位高階經理
人為與本公司聯繫之窗口,如有異動應事先向本公司申報備查。
(三)業務項目:居家辦公之業務範疇僅限申請辦理部分(例如:交易、
結算)。如僅申請居家辦理交易業務,則未申請之結算業務僅能在
營業處所執行,如需異動仍應向本公司申請以專案方式轉報主管機
關核准。
(四)作業方式及程序:居家辦公之作業方式及程序,須明確敘明與營業
處所辦公之差異。
(五)管控措施:
1.公司對於居家辦公員工之活動、通訊須建立監理措施,居家從事
活動僅限於公司核可之範圍,並強化審查居家辦公員工個人交易
行為(包括委託買賣等相關之通訊及活動,應明訂控管方式);
另負責審查監理居家辦公員工活動人員,原則上不得居家辦公。
2.公司對居家辦公者應充分告知其權益及義務,並充分說明法令遵
循之重要性。
3.公司應對客戶隱私、資料及記錄之安全性等採行保護措施,並明
訂管控措施。
4.公司必須確認客戶身分(例如接受下單時),並對客戶帳戶提供
強化之管控措施。
5.公司應將居家辦公之摘要事項,公告於公司網站(首頁),並協
助客戶瞭解公司營運情況及可能交易中斷風險等事宜。
(六)測試報告:公司須先測試居家辦公之遠距連線系統,並確保員工僅
能透過安全連線至公司系統。
(七)資安措施:
1.公司須定時更新虛擬專用網路(VPN;Virtual Private Network
)連線和其他遠距連結系統之安控措施、採多因子身分驗證機制
及教育居家辦公者應對網路風險保持警覺等。
2.公司須建立安全的遠距網路通道,且限制僅能由公司員工登入連
線,設備操作軌跡應保有完整紀錄,並依據員工職掌作業時間訂
定可開放連線時段相關規範。
(八)出具「建立證券商資通安全檢查機制」聲明書。
(九)防範利益衝突及違規之相關措施:就居家辦公者訂定完整且明確之
防範利益衝突及違規之相關措施。
(十)董事會議事錄(董事會同意居家辦公)或由總公司或集團所屬區域
中心出具之同意書代替。
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