證券商因應嚴重特殊傳染病申請居家辦公指引
Guidelines for the Work-From-Home Application by Securities Firms in Response to COVID-19
貳、證券商申請居家辦公之申請流程及申請書件 一、證券商申請流程 （一）證券商申請居家辦公屬受託買賣作業及交易作業、自行買賣作業及 交易作業、結算及申報作業等業務，應依本公司「證券商因應嚴重 特殊傳染性肺炎（COVID-19）事件相關措施」一、（五）辦理，向 本公司申請以專案方式轉報主管機關核准，惟為縮短申請程序，證 券商可備妥相關書件向本公司申請預先審查，若遇緊急情況發生時 （例如封城、員工確診病例等），致無法循正常程序函報申請，則 可採特殊個案方式（例如以電子郵件）向本公司通報，事後再補具 相關書件送本公司備查。 （二）證券商申請居家辦公，如非屬受託買賣作業及交易作業、自行買賣 作業及交易作業、結算及申報作業等業務，應檢具相關申報書件（ 包括居家辦公期間、人員配置、業務項目及管控措施），於居家辦 公前或居家辦公之日起 3 日內向本公司申報備查。 二、申請書件 證券商申請居家辦公，應事先提具應變計畫及案件檢查表（附件）， 向本公司專案申請，前述應變計畫應包含下列事項： （一）使用期間：申請居家辦公之使用期間不得超過三個月，但有正當理 由，得於期限屆滿前向本公司申請以專案方式轉報主管機關核准延 展三個月，若遇緊急情況發生時，致無法循正常程序函報申請，則 可採特殊個案方式向本公司通報，事後再補具相關書件送本公司備 查。 （二）人員配置：人員配置相關資料，且須指定高階經理人為與本公司聯 繫之窗口。 （三）業務項目：居家辦公之業務範疇僅限申請辦理部分（例如：交易、 結算）。如僅申請居家辦理交易業務，則未申請之結算業務僅能在 營業處所執行，如需異動仍應向本公司申請以專案方式轉報主管機 關核准，若遇緊急情況發生時，致無法循正常程序函報申請，則可 採特殊個案方式向本公司通報，事後再補具相關書件送本公司備查 。 （四）作業方式及程序：居家辦公之作業方式及程序，須明確敘明與營業 處所辦公之差異。 （五）交易及員工行為管控措施:： 1.公司對於居家辦公員工之活動、通訊須建立監理措施，居家從事 活動僅限於公司核可之範圍，並強化審查居家辦公員工個人交易 行為（包括委託買賣等相關之通訊及活動，應明訂控管方式）； 另負責審查監理居家辦公員工活動人員，原則上不得居家辦公， 但其居家辦公無礙執行審查監理作業時，不在此限。 2.公司對居家辦公者應充分告知其權益及義務，並充分說明法令遵 循之重要性。 3.公司應對客戶隱私、資料及記錄之安全性等採行保護措施，並明 訂管控措施。 4.公司必須確認客戶身分（例如接受下單時），並對客戶帳戶提供 強化之管控措施。 5.公司應將居家辦公之摘要事項，公告於公司網站（首頁），並協 助客戶瞭解公司營運情況及可能交易中斷風險等事宜。 6.受託買賣作業、自行買賣作業、結算及申報作業之管控措施，包 括錄音、錄影或相關替代措施之管控作業程序。 （六）測試報告：公司須先測試居家辦公之遠距連線系統，並確保員工僅 能透過安全連線至公司系統。 （七）資訊安全管控措施： 1.公司須建立安全的遠距連線機制（如：Virtual PrivateNetwork,VPN；Virtual Desktop Infrastructure,VDI ），包含：採多因子身分驗證機制（員工帳號密碼、動態密碼、 一次性帳密）、加密連線、採最小授權原則、留存完整使用者操 作稽核軌跡、監控與警示異常操作行為、執行安全性漏洞更新等 安控措施，並教育居家辦公者應對網路風險保持警覺等。 2.公司須限制僅能由公司員工登入連線，設備操作軌跡應保有完整 紀錄，並依據員工職掌作業時間訂定可開放連線時段相關規範。 3.公司須透過防火牆來阻擋惡意或未經授權之連線，並以最小權限 原則設定規則及關閉非必要之埠號，並應監控網路流量及異常警 告及中斷連線機制。 4.公司須以最小授權原則，對使用者進行存取系統權限之差異化管 理，居家辦公者僅能有執行業務之必要功能權限，關閉非必要之 系統功能授權。 （八）出具「建立證券商資通安全檢查機制」聲明書。 （九）防範利益衝突及違規之相關措施：就居家辦公者訂定完整且明確之 防範利益衝突及違規之相關措施。 （十）董事會議事錄（董事會同意居家辦公）或由總公司或集團所屬區域 中心出具之同意書代替，倘遇緊急情況發生時，致無法事前經董事 會同意者，可採事後追認方式辦理。 （十一）執行風險評估：申請居家辦公之使用期間連續達 1 年以上者， 應檢視應變計畫內容是否符合現況及定期（每年至少 1 次）評 估實施長期居家辦公可能產生新風險（風險評估應包含資訊安全 風險、法律風險、作業風險、個資風險及金融犯罪風險等）。 （十二）居家辦公教育訓練及宣導紀錄（每半年至少 1 次）。