參、上市上櫃公司訂定道德行為準則參考範例
一、訂定目的及依據
為導引我國上市上櫃公司董事(含獨立董事)、監察人及經理人(包
括總經理及相當等級者、副總經理及相當等級者、協理及相當等級者
、財務部門主管、會計部門主管、以及其他有為公司管理事務及簽名
權利之人)之行為符合道德標準,並使公司之利害關係人更加瞭解公
司道德標準,各公司確有訂定道德行為準則之必要,爰訂定本準則,
以資遵循。
各上市上櫃公司宜參照本準則及相關規定,訂定道德行為準則,對於
不同經理人亦得分別訂定其道德行為準則。
二、涵括之內容
各上市上櫃公司考量其個別狀況與需要所訂定之道德行為準則,至少
應包括下列八項內容:
(一)防止利益衝突:
個人利益介入或可能介入公司整體利益時即產生利害衝突,例如,
當公司董事(含獨立董事)、監察人或經理人無法以客觀及有效率
的方式處理公務時,或是基於其在公司擔任之職位而使得其自身、
配偶、或二親等以內之親屬獲致不當利益。公司應特別注意與前述
人員所屬之關係企業資金貸與或為其提供保證、重大資產交易、進
(銷)貨往來之情事。公司應該制定防止利益衝突之政策,並提供
適當管道供董事(含獨立董事)、監察人或經理人主動說明其與公
司有無潛在之利益衝突。
(二)避免圖私利之機會:
公司應避免董事(含獨立董事)、監察人或經理人為下列事項:(
1) 透過使用公司財產、資訊或藉由職務之便而有圖私利之機會;
(2) 透過使用公司財產、資訊或藉由職務之便以獲取私利;(3
)與公司競爭。當公司有獲利機會時,董事(含獨立董事)、監察
人或經理人有責任增加公司所能獲取之正當合法利益。
(三)保密責任:
董事(含獨立董事)、監察人或經理人對於公司本身或其進(銷)
貨客戶之資訊,除經授權或法律規定公開外,應負有保密義務。應
保密的資訊包括所有可能被競爭對手利用或洩漏之後對公司或客戶
有損害之未公開資訊。
(四)公平交易:
董事(含獨立董事)、監察人或經理人應公平對待公司進(銷)貨
客戶、競爭對手及員工,不得透過操縱、隱匿、濫用其基於職務所
獲悉之資訊、對重要事項做不實陳述或其他不公平之交易方式而獲
取不當利益。
(五)保護並適當使用公司資產:
董事(含獨立董事)、監察人或經理人均有責任保護公司資產,並
確保其能有效合法地使用於公務上,若被偷竊、疏忽或浪費均會直
接影響到公司之獲利能力。
(六)遵循法令規章:
公司應加強證券交易法及其他法令規章之遵循。
(七)鼓勵呈報任何非法或違反道德行為準則之行為:
公司內部應加強宣導道德觀念,並鼓勵員工於懷疑或發現有違反法
令規章或道德行為準則之行為時,向獨立董事、監察人、經理人、
內部稽核主管或其他適當人員呈報。為了鼓勵員工呈報違法情事,
公司應訂定具體檢舉制度,允許匿名檢舉,並讓員工知悉公司將盡
全力保護檢舉人的安全,使其免於遭受報復。
(八)懲戒措施:
董事(含獨立董事)、監察人或經理人有違反道德行為準則之情形
時,公司應依據其於道德行為準則訂定之懲戒措施處理之,且即時
於公開資訊觀測站揭露違反道德行為準則人員之違反日期、違反事
由、違反準則及處理情形等資訊。公司並應制定相關申訴制度,提
供違反道德行為準則者救濟之途徑。
三、豁免適用之程序
公司所訂定之道德行為準則中須規定,豁免董事(含獨立董事)、監
察人或經理人遵循公司之道德行為準則,必須經由董事會決議通過,
且即時於公開資訊觀測站揭露董事會通過豁免之日期、獨立董事之反
對或保留意見、豁免適用之期間、豁免適用之原因及豁免適用之準則
等資訊,俾利股東評估董事會所為之決議是否適當,以抑制任意或可
疑的豁免遵循準則之情形發生,並確保任何豁免遵循準則之情形均有
適當的控管機制,以保護公司。
四、揭露方式
各上市上櫃公司應於公司網站、年報、公開說明書及公開資訊觀測站
揭露其所訂定之道德行為準則,修正時亦同。
五、施行
公司之道德行為準則經董事會通過後施行,並送各獨立董事、監察人
及提報股東會,修正時亦同。
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