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歷史法令規章

名  稱:

「○○股份有限公司董事會議事規範」參考範例 

Sample Template for XXX Co., Ltd. Rules of Procedure for Board of Directors Meetings

修正日期: 民國 109 年 06 月 03 日
主題分類: 公司治理

歷史名稱: 「○○股份有限公司董事會議事規則」參考範例(民國 93 年 02 月 16 日)
歷次修正日期:
第 1 條
(本規則訂定依據)
為建立本公司良好董事會治理制度、健全監督功能及強化管理機能,爰依
上市上櫃公司治理實務守則第三十一條規定訂定本規則,以資遵循。
第 2 條
(本規則規範之範圍)
本公司董事會之議事規範,除法令或章程另有規定者外,應依本規則之規
定辦理。
第 3 條
(董事會召集及會議通知)
本公司董事會每季召集乙次,召集時應載明事由,於七日前通知各董事及
監察人,但遇有緊急情事時,得隨時召集之。
第 4 條
(會議通知及會議資料)
本公司定期召開之董事會,應由董事會或其授權之議事單位,事先徵詢各
董事意見以規劃並擬訂會議議題及議程,依前條規定時間通知所有董事出
席,暨邀請監察人列席,並提供足夠之會議資料。
依前項規定徵詢董事意見時應加附回條,如有董事二人以上認為議題資料
不充足,且有一位獨立董事亦認為不足時,董事會授權之議事單位應於董
事會提出申請,要求延期審議該項議案,董事會應予採納。
董事會議進行中,若有董事一人以上提出議題資料不充分,並經獨立董事
一人以上同意時,得向董事會提出要求延期審議該項議案,董事會應予採
納。
第 5 條
(簽名簿等文件備置及董事之委託出席)
召開董事會時,應設簽名簿供出席董事簽到。以視訊參與會議者,視為親
自出席,但應傳真簽到卡以代簽到。
董事委託其他董事代理出席董事會時,應於每次出具委託書,並列舉召集
事由之授權範圍。
前項代理人,以受一人之委託為限。
第 6 條
(董事會開會地點及時間之原則)
董事會之召開,應於本公司所在地及辦公時間內為之。但為業務需要,得
於其他便利董事出席且適合董事會召開之地點及時間為之。
第 7 條
(董事會主席及代理人)
本公司董事會由董事長召集並擔任主席。但每屆第一次董事會,由股東會
所得選票代表選舉權最多之董事召集,會議主席由出席董事推選一人擔任
之。
董事長請假或因故不能行使職權時,由副董事長代理之,無副董事長或副
董事長亦請假或因故不能行使職權時,由董事長指定常務董事一人代理之
;其未設常務董事者,指定董事一人代理之,董事長未指定代理人者,由
常務董事或董事互推一人代理之。
第 8 條
(董事會參考資料及列席人員)
董事會召開時,經理部門 (或董事會秘書處) 應備妥相關資料供與會董事
隨時查考。
董事會進行中,非擔任董事之相關部門經理人員應列席會議,報告目前公
司業務概況及答覆董事提問事項,以協助董事瞭解公司現況,作出適當決
議。另亦得邀請會計師、律師或其他專業人士列席會議,提供專家意見以
供董事會參考。
監察人列席董事會陳述意見時,得參與議案討論,但對於專屬董事會職權
之事項,無表決權。
第 9 條
(董事會開會過程錄音或錄影之存證)
董事會之開會過程,應全程錄音或錄影存證,並至少保存一年。
前項保存期限未屆滿前,發生關於董事會相關議決事項之訴訟時,相關錄
音或錄影存證資料應續予保存,不適用至少保存一年之規定。
以視訊會議召開者,其會議錄音、錄影資料為會議紀錄之一部分,應永久
保存。
第 10 條
(附則)
本議事規則之訂定及修正應經董事會同意,並提股東會報告。
第 11 條
(議案討論)
董事會討論之議案,原則上應依會議通知所排定之議程進行,但經出席董
事過半數同意者,得變更之。
前項排定之議程於議事(含臨時動議)終結前,非經決議,主席不得逕行
宣布散會。
會議進行中,主席得酌定時間宣布休息或協商。
第 12 條
(董事發言及主席之議事指揮)
出席董事發言後,主席得親自或指定相關人員答覆,或指定列席之專業人
士提供相關必要之資訊。
董事針對同一議案有重複發言、發言超出議題等情事,致影響其他董事發
言或阻礙議事進行者,主席得制止其發言。
第 13 條
(表決《一》)
主席對於議案之討論,認為已達可付表決之程度時,得宣布停止討論,提
付表決。
議案表決時,經主席徵詢出席董事無異議者,視為通過,其效力與表決通
過同。如經主席徵詢而有異議者,即應提付表決。
表決方式由主席就下列各款規定擇一行之,但出席者有異議時,應徵求多
數之意見決定之:
一、舉手表決或投票器表決。
二、唱名表決。
三、投票表決。
四、公司自行選用之表決。
第 14 條
(表決《二》及監票、計票方式)
議案之表決,除公司法及本公司章程另有規定外,以出席董事過半數之同
意通過之。
同一議案有修正案或替代案時,由主席併同原案定其表決之順序。但如其
中一案已獲通過時,其他議案即視為否決,無須再行表決。
議案之表決如有設置監票及計票人員之必要者,由主席指定之,但監票人
員應具董事身分。
表決之結果,應當場報告,並做成紀錄。
董事會決議事項,如有屬法令規定、臺灣證券交易所股份有限公司 (財團
法人中華民國證券櫃檯買賣中心) 規定之重大訊息者,本公司應於規定時
間內,將內容傳輸至公開資訊觀測站。
第 15 條
(董事之利益迴避制度)
董事或其他代表之法人對於會議之事項,應於下列事項審議時迴避之,不
得參加討論,並不得代理其他董事行使其表決權:
一、與其自身或其代表之法人有利害關係,致有害於公司利益之虞者。
二、董事認應自行迴避者。
三、經董事會決議應為迴避者。
第 16 條
(會議紀錄及簽署事項)
董事會之議事人員應確實整理及記錄會議報告。
董事會各議案之議事摘要、董事之異議、決議方法與結果,應依相關規定
詳實完整記載。會議紀錄並需由會議主席及記錄人員簽名,於會後二十日
內,將會議紀錄分送各董事及監察人。
董事會討論取得或處分資產、資金貸與及背書保證等重大財務業務行為時
,應充分考量審計委員會或獨立董事之意見,並將其同意或反對之意見與
理由列入會議紀錄。
董事會會議紀錄應列入公司重要檔案,於公司存續期間永久妥善保存。
第 17 條
(董事會之授權原則)
董事會依本公司章程之規定,授權常務董事會或董事長在董事會休會期間
行使董事會職權時,除依法令或相關規章規定應提董事會、獨立董事之職
權及關係人交易事項,仍應經由董事會之決議外,其授權內容或事項如下
 (應具體明確條列,不得概括授權) :
 (一)
 (二) ……
本公司董事會設有審計委員會,對於下列事項應將議案交付審委員會先行
研議,再提董事會報告或討論:
 (一) 檢查公司會計制度、財務狀況及財務報告程序。
 (二) 審核取得或處分資產、資金貸與及背書保證等重大財務業務行為之
      處理程序。
 (三) 與公司簽證會計師進行交流。
 (四) 對內部稽核人員及其工作進行考核。
 (五) 對公司之內部控制進行考核。
 (六) 評估、檢查、監督公司存在或潛在之各種風險。
 (七) 檢查公司遵守法律規範之情形。
 (八) 審核本守則第三十二條所述涉及董事利益衝突應迴避表決權行使之
      交易,特別是重大關係人交易、取得或處分資產、資金貸與及背書
      保證及成立以投資為目的投資公司等。
 (九) 評核會計師之資格並提名適任人選。
 (十) ……
第 18 條
(附則)
本議事規則之訂定及修正應經董事會同意,並提股東會報告。