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歷史異動條文

名  稱:

公開發行公司出席股東會使用委託書規則 

Regulations Governing the Use of Proxies for Attendance at Shareholder Meetings of Public Companies

修正日期: 民國 109 年 02 月 27 日

歷史名稱: 公開發行公司出席股東會使用委託書規則(民國 94 年 12 月 15 日)
歷次修正日期:
第 4 條
(刪除)
第 6 條
繼續一年以上持有公司已發行股份符合下列條件之一者,得委託信託事業
或股務代理機構擔任徵求人,其代理股數不受第二十條之限制:
一、持有公司已發行股份總數百分之十以上。
二、持有公司已發行股份總數百分之八以上,且於股東會有選任董事或監
    察人議案時,其所擬支持之被選舉人之一符合獨立董事或監察人資格
    。
三、對股東會議案有相同意見之股東,其合併計算之股數符合前二款規定
    應持有之股數,得為共同委託。
信託事業或股務代理機構依前項規定受股東委託擔任徵求人,其徵得委託
書於分配選舉權數時,股東擬支持之獨立董事及監察人被選舉人之選舉權
數,應大於各非獨立董事及監察人被選舉人之選舉權數。
信託事業或股務代理機構,具有下列情事之一者,於股東會有選舉董事或
監察人議案時,不得接受第一項股東之委託擔任徵求人:
一、本身係召開股東會之公開發行公司之股務代理機構。
二、本身係召開股東會之金融控股公司之子公司。
前項第二款所稱之子公司,指依金融控股公司法第四條所規定之子公司。
第一項股東或其負責人具有前條第二項所定情事者,不得委託信託事業或
股務代理機構擔任徵求人。
股東委託信託事業或股務代理機構擔任徵求人後,不得再有徵求行為。
股東會有選任董事或監察人議案時,第一項委託徵求之股東,其中至少一
人應為董事或監察人之被選舉人。但擬支持之被選舉人符合獨立董事或監
察人資格者,不在此限。
第 6-1 條
下列公司不得依第五條第一項規定擔任徵求人或依前條第一項規定委託信
託事業、股務代理機構擔任徵求人:
一、金融控股公司召開股東會,其依金融控股公司法第四條所規定之子公
    司。
二、公司召開股東會,其依公司法第一百七十九條第二項所規定無表決權
    之公司。
第 7 條
徵求人應於股東常會開會三十八日前或股東臨時會開會二十三日前,檢附
出席股東會委託書徵求資料表、持股證明文件、代為處理徵求事務者資格
報經行政院金融監督管理委員會 (以下簡稱本會) 備查之文件、擬刊登之
書面及廣告內容定稿送達公司及副知財團法人中華民國證券暨期貨市場發
展基金會 (以下簡稱證基會) 。公司應於股東常會開會三十日前或股東臨
時會開會十五日前,製作徵求人徵求資料彙總表冊,以電子檔案傳送至證
基會予以揭露或連續於日報公告二日。
公司於前項徵求人檢送徵求資料期間屆滿當日起至寄發股東會召集通知前
,如有變更股東會議案情事,應即通知徵求人及副知證基會,並將徵求人
依變更之議案所更正之徵求資料製作電子檔案傳送至證基會予以揭露。
股東會有選舉董事或監察人議案者,公司除依前二項規定辦理外,應彙總
徵求人名單與徵求委託書之書面及廣告中擬支持董事被選舉人之經營理念
內容,於寄發或以電子文件傳送股東會召集通知時,同時附送股東。
第一項及第二項徵求人徵求資料彙總表冊,公司以電子檔案傳送至證基會
者,應於股東會召集通知上載明傳送之日期、證基會之網址及上網查詢基
本操作說明;以日報公告者,應於股東會召集通知上載明公告之日期及報
紙名稱。
徵求人或受其委託代為處理徵求事務者,不得委託公司代為寄發徵求信函
或徵求資料予股東。
徵求人非於第一項規定期限內將委託書徵求書面資料送達公司者,不得為
徵求行為。
第 7-1 條
除證券商或符合公開發行股票公司股務處理準則第三條第二項規定之公司
外,代為處理徵求事務者應符合下列資格條件:
一、實收資本額達新臺幣一千萬元以上之股份有限公司。
二、辦理徵求事務之人員,含正副主管至少應有五人,並應具備下列資格
    之一:
 (一) 股務作業實務經驗三年以上。
 (二) 證券商高級業務員或業務員。
 (三) 本會指定機構舉辦之股務作業測驗合格。
三、公司之內部控制制度應包括徵求作業程序,並訂定查核項目。
代為處理徵求事務者應檢具前項相關資格證明文件送交本會指定之機構審
核後,轉報本會備查,始得辦理代為處理徵求事務。
本會或本會指定之機構得隨時檢查代為處理徵求事務者之資格條件,代為
處理徵求事務者不得拒絕,拒絕檢查者,視同資格不符,且於三年內不得
辦理徵求事務;經檢查有資格條件不符情事時,經本會或本會指定之機構
限期補正,屆期仍未補正者,於未補正前不得辦理徵求事務。
代為處理徵求事務者於第一項資格條件之實收資本額、人員異動及內部控
制制度之徵求作業程序修正時,應於異動或修正後五日內向本會指定之機
構申報。
代為處理徵求事務者之內部控制制度應由專責人員定期或不定期實施內部
稽核,並作成書面紀錄,備供本會或本會指定之機構查核。
未依前二項規定辦理,經本會或本會指定之機構限期補正,屆期仍未補正
者,於未補正前不得辦理徵求事務。
第 8 條
徵求委託書之書面及廣告,應載明下列事項:
一、對於當次股東會各項議案,逐項為贊成與否之明確表示;與決議案有
    自身利害關係時並應加以說明。
二、對於當次股東會各項議案持有相反意見時,應對該公司有關資料記載
    內容,提出反對之理由。
三、關於董事或監察人選任議案之記載事項:
 (一) 說明徵求委託書之目的。
 (二) 擬支持之被選舉人名稱、股東戶號、持有該公司股份之種類與數量
      、目前擔任職位、學歷、最近三年內之主要經歷、董事被選舉人經
      營理念、與公司之業務往來內容。如係法人,應比照填列負責人之
      資料及所擬指派代表人之簡歷。
 (三) 徵求人應列明與擬支持之被選舉人之間有無本法施行細則第二條所
      定利用他人名義持有股票之情形。
四、徵求人姓名、身分證字號、住址、股東戶號、持有該公司股份之種類
    與數量、持有該公司股份之設質與以信用交易融資買進情形、徵求場
    所、電話及委託書交付方式。如為法人,應同時載明營利事業登記證
    號碼及其負責人姓名、身分證字號、住址、持有公司股份之種類與數
    量、持有公司股份之設質與以信用交易融資買進情形。
五、徵求人所委託代為處理徵求事務者之名稱、地址、電話。
六、徵求取得委託書後,應依股東委託出席股東會,如有違反致委託之股
    東受有損害者,依民法委任有關規定負損害賠償之責。
七、其他依規定應揭露之事項。
徵求人或受其委託代為處理徵求事務者不得於徵求場所外徵求委託書,且
應於徵求場所將前項書面及廣告內容為明確之揭示。
第一項第三款第二目之擬支持董事被選舉人經營理念以二百字為限,超過
二百字或徵求人未依第一項規定於徵求委託書之書面及廣告載明應載事項
者,公司對徵求人之徵求資料不予受理。
股東會有選舉董事或監察人議案者,徵求人其擬支持之董事或監察人被選
舉人,不得超過公司該次股東會議案或章程所定董事或監察人應選任人數
。
第 11 條
出席股東會委託書之取得,除本規則另有規定者外,限制如下:
一、不得以給付金錢或其他利益為條件。但代為發放股東會紀念品或徵求
    人支付予代為處理徵求事務者之合理費用,不在此限。
二、不得利用他人名義為之。
三、不得將徵求之委託書作為非屬徵求之委託書出席股東會。
各公開發行公司每屆股東會如有紀念品,以一種為限,其數量如有不足時
,得以價值相當者替代之;且就徵求人或受託代理人依第十二條及第十三
條規定,檢附明細表送達公司時,公司得依委託人數,交付紀念品給徵求
人及受託代理人,再由其轉交委託人。
第 13-1 條
公司召開股東會有選舉董事或監察人議案者,委託書於股東會開會前應經
公司之股務代理機構或其他股務代理機構予以統計驗證。但公司自辦股務
者,得由公司自行辦理統計驗證事務。
前項所稱驗證之內容如下:
一、委託書是否為該公司印製。
二、委託人是否簽名或蓋章。
三、是否填具徵求人或受託代理人之姓名,且其姓名是否正確。
四、是否為空白委託。
辦理第一項統計驗證事務者,其內部控制制度應包括委託書統計驗證程序
,並應將統計驗證之程序及結果作成書面紀錄,由承辦人及主管簽章,備
供查核。本會或本會指定之機構得隨時檢查其委託書之統計驗證。
第 14 條
股務代理機構亦得經由公開發行公司之委任擔任該公開發行公司股東之受
託代理人;其所代理之股數,不受已發行股份總數百分之三之限制。
公開發行公司依前項規定委任股務代理機構擔任股東之受託代理人,以該
次股東會並無選舉董事或監察人之議案者為限;其有關委任事項,應於該
次股東會委託書使用須知載明。
股務代理機構受委任擔任委託書之受託代理人者,不得接受股東全權委託
;並應於各該公開發行公司股東會開會完畢五日內,將委託出席股東會之
委託明細、代為行使表決權之情形,契約書副本及其他本會所規定之事項
,製作受託代理出席股東會彙整報告備置於股務代理機構。
股務代理機構辦理第一項業務應維持公正超然立場。
第 14-1 條
(刪除)
第 15 條
本會或本會指定之機構得隨時要求徵求人、代為處理徵求事務者、受託代
理人或其關係人提出取得之出席股東會委託書及其他有關文件資料,徵求
人、代為處理徵求事務者、受託代理人或其關係人不得拒絕或規避。
第 22 條
使用委託書有下列情事之一者,其代理之表決權不予計算:
一、其委託書用紙非為公司印發。
二、因徵求而送達公司之委託書為轉讓而取得。
三、違反第五條、第六條或第七條之一第一項規定。                          
四、違反第八條第二項規定於徵求場所外徵求委託書或第四項規定。
五、違反第十一條第一項規定取得委託書。                
六、依第十三條出具之聲明書有虛偽情事。                        
七、違反第十條第一項、第十三條第一項、第十四條、第十六條第一項或
    第十九條第二項規定。
八、徵求人或受託代理人代理股數超過第二十條或第二十一條所定限額,
    其超過部分。
九、徵求人之投票行為與徵求委託書之書面及廣告記載內容或與委託人之
    委託內容不相符合。
十、其他違反本規則規定徵求委託書。
有前項各款情事之一者,公開發行公司得拒絕發給當次股東會各項議案之
表決票。
有第一項表決權不予計算情事者,公開發行公司應重為計算。
委託書及依本規則製作之文件、表冊、媒體資料,其保存期限至少為一年
。但經股東依公司法第一百八十九條規定提起訴訟者,應保存至訴訟終結
為止。
第 24 條
本規則自發布日施行。但中華民國九十四年十二月十五日修正發布之第七
條之一修正條文自九十五年一月一日施行。