「○○股份有限公司審計委員會組織規程」參考範例 英
Sample Template for XXX Co., Ltd. Audit Committee Charter
本委員會由全體獨立董事組成,其人數不得少於三人,其中一人為召集人 ,且至少一人應具備會計或財務專長。 本委員會獨立董事之任期為三年,連選得連任;因故解任,致人數不足前 項或章程規定者,應於最近一次股東會補選之。獨立董事均解任時,本公 司應自事實發生之日起六十日內,召開股東臨時會補選之。
本委員會每季至少召開一次,並得視需要隨時召開會議。 本委員會之召集,應載明召集事由,於七日前通知本委員會各獨立董事成 員。但有緊急情事者,不在此限。 本委員會應由全體成員互推一人擔任召集人及會議主席,召集人請假或因 故不能召集會議時,由其指定其他獨立董事成員一人代理之;召集人未指 定代理人者,由委員會之獨立董事成員互推一人代理之。 本委員會得請本公司相關部門經理人員、內部稽核人員、會計師、法律顧 問或其他人員列席會議及提供相關必要之資訊。但討論及表決時應離席。 本委員會召開時,應備妥相關資料供與會之委員會成員隨時查考。
本委員會之議事,應作成議事錄,議事錄應詳實記載下列事項: 一、會議屆次及時間地點。 二、主席之姓名。 三、獨立董事成員出席狀況,包括出席、請假及缺席者之姓名與人數。 四、列席者之姓名及職稱。 五、紀錄之姓名。 六、報告事項。 七、討論事項:各議案之決議方法與結果、委員會之獨立董事成員、專家 及其他人員發言摘要、依第十一條第一項規定涉及利害關係之獨立董 事成員姓名、利害關係重要內容之說明、其應迴避或不迴避理由、迴 避情形、反對或保留意見。 八、臨時動議:提案人姓名、議案之決議方法與結果、委員會之獨立董事 成員、專家及其他人員發言摘要、依第十一條第一項規定涉及利害關 係之獨立董事成員姓名、利害關係重要內容之說明、其應迴避或不迴 避理由、迴避情形、反對或保留意見。 九、其他應記載事項。 本委員會簽到簿為議事錄之一部分,應於本公司存續期間妥善保存。 議事錄須由會議主席及記錄人員簽名或蓋章,於會後二十日內分送委員會 各獨立董事成員,並應列入本公司重要檔案,於本公司存續期間妥善保存 。 第一項議事錄之製作及分發,得以電子方式為之。
本委員會之獨立董事成員對於會議事項,與其自身有利害關係者,應說明 其利害關係之重要內容,如有害於公司利益之虞時,不得加入討論及表決 ,且討論及表決時應予迴避,並不得代理其他獨立董事成員行使其表決權 。 因前項規定,致委員會無法決議者,應向董事會報告,由董事會為決議。
本公司應將本委員會之開會過程全程錄音或錄影存證,並至少保存五年, 其保存得以電子方式為之。 前項保存期限未屆滿前,發生關於本委員會相關議決事項之訴訟時,相關 錄音或錄影存證資料應續予保存至訴訟終結止。 以視訊會議召開本委員會者,其視訊影音資料為議事錄之一部分,應於本 公司存續期間妥善保存。