「○○股份有限公司董事會議事規範」參考範例
Sample Template for XXX Co., Ltd. Rules of Procedure for Board of Directors Meetings
(本規則訂定依據) 為建立本公司良好董事會治理制度、健全監督功能及強化管理機能,爰依 上市上櫃公司治理實務守則第三十一條規定訂定本規則,以資遵循。
(董事會召集及會議通知) 本公司董事會每季召集乙次,召集時應載明事由,於七日前通知各董事及 監察人,但遇有緊急情事時,得隨時召集之。
(會議通知及會議資料) 本公司定期召開之董事會,應由董事會或其授權之議事單位,事先徵詢各 董事意見以規劃並擬訂會議議題及議程,依前條規定時間通知所有董事出 席,暨邀請監察人列席,並提供足夠之會議資料。 依前項規定徵詢董事意見時應加附回條,如有董事二人以上認為議題資料 不充足,且有一位獨立董事亦認為不足時,董事會授權之議事單位應於董 事會提出申請,要求延期審議該項議案,董事會應予採納。 董事會議進行中,若有董事一人以上提出議題資料不充分,並經獨立董事 一人以上同意時,得向董事會提出要求延期審議該項議案,董事會應予採 納。
(會議紀錄及簽署事項) 董事會之議事人員應確實整理及記錄會議報告。 董事會各議案之議事摘要、董事之異議、決議方法與結果,應依相關規定 詳實完整記載。會議紀錄並需由會議主席及記錄人員簽名,於會後二十日 內,將會議紀錄分送各董事及監察人。 董事會討論取得或處分資產、資金貸與及背書保證等重大財務業務行為時 ,應充分考量審計委員會或獨立董事之意見,並將其同意或反對之意見與 理由列入會議紀錄。 董事會會議紀錄應列入公司重要檔案,於公司存續期間永久妥善保存。
(董事會之授權原則) 董事會依本公司章程之規定,授權常務董事會或董事長在董事會休會期間 行使董事會職權時,除依法令或相關規章規定應提董事會、獨立董事之職 權及關係人交易事項,仍應經由董事會之決議外,其授權內容或事項如下 (應具體明確條列,不得概括授權) : (一) (二) …… 本公司董事會設有審計委員會,對於下列事項應將議案交付審委員會先行 研議,再提董事會報告或討論: (一) 檢查公司會計制度、財務狀況及財務報告程序。 (二) 審核取得或處分資產、資金貸與及背書保證等重大財務業務行為之 處理程序。 (三) 與公司簽證會計師進行交流。 (四) 對內部稽核人員及其工作進行考核。 (五) 對公司之內部控制進行考核。 (六) 評估、檢查、監督公司存在或潛在之各種風險。 (七) 檢查公司遵守法律規範之情形。 (八) 審核本守則第三十二條所述涉及董事利益衝突應迴避表決權行使之 交易,特別是重大關係人交易、取得或處分資產、資金貸與及背書 保證及成立以投資為目的投資公司等。 (九) 評核會計師之資格並提名適任人選。 (十) ……