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公開發行股票公司股務處理準則 

Regulations Governing the Administration of Shareholder Services of Public Companies

修正日期: 民國 111 年 03 月 04 日
   第 二 章之二 股東會視訊會議
第 44-9 條
股東會視訊會議分下列二種:
一、視訊輔助股東會:指公司召開實體股東會並以視訊輔助,股東得選擇
    以實體或以視訊方式參與股東會。
二、視訊股東會:指公司不召開實體股東會,僅以視訊方式召開,股東僅
    得以視訊方式參與股東會。
股東以視訊方式參與股東會者,視為親自出席。
公司召開股東會視訊會議,除本準則另有規定外,應以章程載明,並經董
事會決議。
於本準則中華民國一百十一年三月四日修正發布日起一年內,且未經章程
載明得召開股東會視訊會議者,公司召開視訊輔助股東會,應經董事會以
董事三分之二以上之出席及出席董事過半數同意之決議行之。
因天災、事變或其他不可抗力情事,經經濟部公告公司於一定期間內,以
視訊會議方式開會者,得不受第三項應以章程載明規定之限制。
董事會以外之其他召集權人召集股東會視訊會議時,準用本章規定,並得
不受第三項經董事會決議之限制。
第 44-10 條
公司召開股東會視訊會議,其視訊會議相關事務應委外辦理。
前項受託辦理視訊會議事務者以第三條第一項規定之代辦股務機構或證券
集中保管事業為限,並應符合下列規定:
一、設有三人以上專任之資訊專業人員。
二、視訊會議平台應具備股東註冊、登記、報到、觀看直播、提問、投票
    、計票、資訊揭露之功能,與股東行使表決權身分識別及安全機制,
    並應取得資訊安全管理國際標準之認證證明文件。
三、視訊會議平台應具備同地、異地備援機制。
四、視訊會議平台涉及個人資料之蒐集、處理、利用或國際傳輸時,應制
    定個人資料保護之安全性計畫及提供個人資料保護相關認證之證明文
    件。
受託辦理視訊會議事務者,應制定資訊安全管理政策,並檢具前項相關資
格證明文件,報本會備查後,始得辦理視訊會議相關事務。
本準則中華民國一百十一年三月四日修正發布前已受託辦理視訊會議事務
者,應於本準則修正發布日起六個月內依前項規定報本會備查,屆期未完
成備查者,不得受託辦理視訊會議事務。
受託辦理視訊會議事務者,每年應將符合第二項第二款規定之資訊安全管
理國際標準認證之稽核結果報本會備查。
受託辦理視訊會議事務者,不得同時受託辦理股務事務,或擔任股東會委
託書徵求人、受託代理人或代為處理徵求事務者。
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第 44-11 條
公司召開視訊股東會,應符合下列條件:
一、股東會無董事或監察人選舉議案。
二、股東會無解任董事或監察人議案。
三、股東會無公司法第一百八十五條、第三百十六條、企業併購法第十八
    條、第二十七條、第二十九條、第三十五條或金融控股公司法第二十
    四條第二項第一款、第二十六條第二項第一款所定之議案。
四、股票未在證券交易所上市或未在證券商營業處所買賣之公司,應以有
委託代辦股務機構辦理股務事務為限。
公司召開視訊輔助股東會,應符合下列條件:
一、股東會無董事或監察人選舉議案,或有董事或監察人選舉議案,惟候
    選人人數未超過應選席次。
二、股東會無解任董事或監察人議案。
三、股票未在證券交易所上市或未在證券商營業處所買賣之公司,應以有
    委託代辦股務機構辦理股務事務為限。
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第 44-12 條
公司召開股東會視訊會議,股東委託代理人出席股東會者,除本準則或公
司法另有規定外,不得再出席股東會。
股東委託代理人出席股東會者,委託書送達公司後,股東欲以視訊方式參
與股東會,應於股東會開會二日前,以書面向公司為撤銷委託之通知;逾
期撤銷者,以委託代理人出席行使之表決權為準。
第 44-13 條
公司召開股東會視訊會議,股東、徵求人或受託代理人欲以視訊方式參與
者,應於股東會開會二日前,向公司登記。
公司召開視訊輔助股東會,已登記以視訊方式參與之股東、徵求人或受託
代理人欲親自出席實體股東會者,應於股東會開會二日前,以與登記相同
之方式撤銷登記;逾期撤銷者,僅得以視訊方式參與股東會。
第 44-14 條
公司召開股東會視訊會議,股東以書面或電子方式行使表決權後,欲以視
訊方式參與股東會,應於股東會開會二日前,以與行使表決權相同之方式
撤銷前述行使表決權之意思表示;逾期撤銷者,以書面或電子方式行使之
表決權為準。
第 44-15 條
公司召開股東會視訊會議,公司或其代辦股務機構應將徵求人徵得之股數
及受託代理人代理之股數、股東以書面或電子方式出席之股數,依規定彙
整編造統計表,於股東會開會前,揭露於視訊會議平台。
第 44-16 條
已向公司登記以視訊方式參與之股東、徵求人或受託代理人登入視訊會議
平台並完成報到後,始得將其列入股東會出席股東之股份總數及表決權數
,除本準則或公司法另有規定外,得觀看股東會直播、提問、投票、提出
臨時動議或原議案修正。
以書面或電子方式行使表決權,未撤銷其意思表示,並以視訊方式參與股
東會者,除臨時動議外,不得再就原議案行使表決權或對原議案提出修正
或對原議案之修正行使表決權。
第 44-17 條
公司召開股東會視訊會議,宣布開會時,應將出席股東股份總數,揭露於
視訊會議平台。如開會中另有統計出席股東之股份總數及表決權數者,亦
同。
公司股東會宣布開會時,應同時向以視訊方式參與之股東、徵求人或受託
代理人,提供投票功能,並告知下列事項:
一、應透過視訊會議平台進行各項議案表決及選舉議案之投票,並應於主
    席宣布投票結束前完成,逾時者視同棄權。
二、主席宣布投票結束後,為一次性計票,並宣布表決及選舉之結果。
三、得透過視訊會議平台輸入各項議案之提問內容,每議案提問不得超過
    二次,每次提問之文字不得超過二百字。
公司召開視訊股東會會議期間,主席及紀錄人員應在國內之同一地點。
第 44-18 條
公司召開股東會視訊會議,股東、徵求人或受託代理人於主席宣布投票結
束前,在視訊會議平台進行各項議案表決及選舉議案投票者,其意思表示
視為送達公司。未為意思表示者,視為棄權。
股東、徵求人或受託代理人於主席宣布投票結束前,於視訊會議平台修改
其已為之投票意思表示時,視為撤銷前意思表示,並以修改後之意思表示
為準。
第 44-19 條
公司召開股東會視訊會議,應於各項議案或選舉議案之計票作業完成後,
宣讀表決結果及董事、監察人當選名單及未當選名單(含表決及選舉權數
),並應作成紀錄,即時上傳至視訊會議平台。
第 44-20 條
公司召開股東會視訊會議,因天災、事變或其他不可抗力情事致視訊會議
平台或以視訊方式參與發生障礙,無法召開或續行會議時,除本準則另有
規定外,應於五日內延期或續行集會,不適用公司法第一百八十二條之規
定。
公司發生前項應延期或續行會議,未登記以視訊參與原股東會之股東,不
得參與延期或續行會議。
公司依第一項規定應延期或續行會議,已登記以視訊參與原股東會並完成
報到之股東、徵求人或受託代理人,未參與延期或續行會議者,其於原股
東會出席之股數、已行使之表決權及選舉權,應計入延期或續行會議出席
股東之股份總數、表決權數及選舉權數。
公司召開視訊輔助股東會,發生第一項無法續行視訊會議時,如扣除以視
訊方式參與股東會之出席股數後,出席股份總數仍達股東會開會之法定定
額者,股東會應繼續進行,無須依第一項規定延期或續行集會。
公司發生前項應繼續進行會議之情事,以視訊方式參與股東會股東、徵求
人或受託代理人,其出席股數應計入出席股東之股份總數,惟就該次股東
會全部議案,視為棄權。
公司依第一項規定辦理股東會延期或續行集會時,對已完成投票及計票,
並宣布表決結果或董事、監察人當選名單之議案,無須重行討論及決議。
公司依第一項規定於五日內延期或續行集會,公司法第一百六十五條第三
項、第一百七十二條第三項、第一百七十二條之一、第一百七十七條第三
項、第四項、第一百七十七條之二第一項、第二項、第一百七十七條之三
第二項、第一百九十二條之一、第二百一十六條之一、本準則第四十一條
、第四十四條之三、第四十四條之五第一項、第四十四條之六、公開發行
公司出席股東會使用委託書規則第七條、第十二條前段、第十三條第一項
、第十三條之一、公開發行公司年報應行記載事項準則第二十三條、公開
發行公司股東會議事手冊應行記載及遵循事項辦法第五條、第六條、公開
發行公司股東分別行使表決權作業及遵行事項辦法第四條及第六條第二項
等規定所定期間不變,公司仍應依原股東會日期及各該條規定辦理。
公開發行公司出席股東會使用委託書規則第十二條後段、第十三條第三項
、本準則第四十四條之五第二項、第四十四條之十五及第四十四條之十七
第一項所定期間,公司應依第一項規定延期或續行集會之股東會日期辦理
。
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第 44-21 條
公司召開股東會視訊會議,應於股東會召集通知載明下列事項:
一、股東參與視訊會議及行使權利方法。
二、因天災、事變或其他不可抗力情事致視訊會議平台或以視訊方式參與
    發生障礙之處理方式,至少包括下列事項:
(一)發生前開障礙持續無法排除致須延期或續行會議之時間,及如須延
      期或續行集會時之日期。
(二)未登記以視訊參與原股東會之股東不得參與延期或續行會議。
(三)公司召開視訊輔助股東會,如無法續行視訊會議,經扣除以視訊方
      式參與股東會之出席股數,出席股份總數達股東會開會之法定定額
      ,股東會應繼續進行,以視訊方式參與股東、徵求人或受託代理人
      ,其出席股數應計入出席之股東股份總數,就該次股東會全部議案
      ,視為棄權。
(四)遇有全部議案已宣布結果,而未進行臨時動議之情形,其處理方式
      。
三、公司召開視訊股東會,並應載明對以視訊方式參與股東會有困難之股
    東所提供之適當替代措施。
第 44-22 條
公司召開股東會視訊會議,其議事錄除依公司法第一百八十三條第四項所
規定應記載事項外,並應記載股東會之開會起迄時間、會議之召開方式、
主席及紀錄之姓名及因天災、事變或其他不可抗力情事致視訊會議平台或
以視訊方式參與發生障礙時之處理方式及處理情形。
公司召開視訊股東會,除應依前項規定辦理外,並應於議事錄載明,對於
以視訊方式參與股東會有困難股東提供之替代措施。
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第 44-23 條
公司召開股東會視訊會議,應對股東之註冊、登記、報到、提問、投票及
公司計票結果等資料進行記錄保存,並對視訊會議全程連續不間斷錄音及
錄影。
前項資料及錄音錄影,公司應於存續期間妥善保存,並將錄音錄影提供受
託辦理視訊會議事務者保存。
受託辦理視訊會議事務者對於第一項資料及錄音錄影,應於股東會後,依
下列規定年限保存之:
一、股東之註冊、登記、報到、提問、投票及公司計票結果等資料,應至
    少保存三年。但經股東依公司法第一百八十九條提起訴訟,應保存至
    訴訟終結為止。
二、公司提供之視訊會議之錄音錄影應至少保存一年。但經股東依公司法
    第一百八十九條提起訴訟,應保存至訴訟終結為止。
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